Ces derniers mois, l’utilisation de Microsoft Teams en entreprise a considérablement augmenté avec la mise en place du télétravail.
Mais pourquoi un tel engouement pour cette plateforme collaborative ? Est-ce réellement un outil facilitateur du télétravail ?
Voici 5 raisons d’utiliser Microsoft Teams dans votre entreprise :
1. Adoption simple et rapide de l’outil par vos collaborateurs
Microsoft Teams est une application intégrée à Microsoft Office 365. Si vous avez Microsoft 365, vous avez forcément accès à Teams gratuitement. Il suffit juste de l’installer sur vos périphériques.
Microsoft Teams est disponible sur votre ordinateur et sur mobile (smartphone, tablette) depuis n’importe où et s’utilise facilement, grâce à une ergonomie pensée pour les utilisateurs.
En effet, depuis Teams, vous accédez aux applications que vous utilisez au quotidien, tel que Word, Excel, Sharepoint. Votre calendrier, vos notes, vos documents sont disponibles et modifiables au sein d’un même emplacement. Teams centralise les besoins de vos équipes sur un seul outil.
En revanche, le nombre de fonctionnalités est limité avec la version gratuite de Teams. Vous devez souscrire à une version payante de Microsoft 365 telle que Microsoft 365 Business si vous souhaitez accéder à des fonctionnalités avancées.
Ainsi, vous pourrez enregistrer des réunions, héberger des réunions en ligne et des vidéoconférences avec 250 participants, collaborer sur des fichiers depuis les logiciels de bureau Office, ajouter des applications propriétaires et tierces, sécuriser et contrôler plus efficacement votre entreprise, etc.
2. Facilitatrice du travail en équipe
Toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams sont pensées pour travailler efficacement en équipe, à distance, grâce aux outils de :
- Conversation
Vos collaborateurs peuvent discuter en temps réel grâce à la messagerie instantanée. Les conversations peuvent être privées, en groupes, visibles pour toute l’entreprise ou par des équipes restreintes. Les échanges d’informations, les partages de fichiers deviennent rapides et efficaces, où que vous soyez.
- Réunion
Atout majeur de Teams, les réunions peuvent être organisées en un seul clic, à partir de la messagerie instantanée ou de votre calendrier intégré dans Teams. Que ce soit en audioconférence ou en visioconférence, vos équipes peuvent organiser et planifier des réunions, des conférences ou encore des webinars, en interne ou en invitant des personnes externes à l’entreprise (clients, fournisseurs…).
Durant une réunion, vos équipes peuvent présenter un document, enregistrer la réunion, converser en temps réel avec un participant … Les possibilités sont nombreuses pour faciliter les échanges.
- Collaboration
En plus du partage de document, des applications familières sont intégrées directement à Microsoft Teams. Ainsi, vos collaborateurs peuvent travailler sur Word, Excel, Powerpoint à partir de Teams et modifier en temps réel le document. D’autres applications sont disponibles pour améliorer l’efficacité de vos équipes, en rapport avec leurs fonctions.
3. Évolution permanente de l’outil
Microsoft apporte régulièrement des nouvelles fonctionnalités pour collaborer plus efficacement et améliorer le quotidien des utilisateurs. Ainsi, vous disposez des mises à jour sans surcoût. Les mises à jour se font automatiquement, sans mise à niveau bureautique.
4. Confidentialité et sécurité
La responsabilité de Microsoft s’étend jusqu’à son infrastructure. Microsoft 365 doit toujours fonctionner et être disponible pour les utilisateurs.
En matière de sécurité, Microsoft est responsable de la sécurité des applications de son infrastructure et met en place un contrôle pour les utilisateurs et administrateurs. Enfin, Microsoft est garant de la confidentialité des données et des contrôles réglementaires.
Toutefois, vos données restent sous la responsabilité de votre entreprise. Il est donc recommandé de mettre en place une politique de sauvegarde et de protection des données se trouvant sous Microsoft 365.
Ainsi votre entreprise se protège d’acte malveillant (ransomware, piratage), ou encore de suppression accidentelle ou intentionnelle de données.
5. Intégration possible de Teams à votre téléphonie d’entreprise
Microsoft Teams intègre de base des fonctionnalités d’appels. Vos collaborateurs peuvent s’appeler directement depuis leur ordinateur ou en utilisant l’application Teams sur leur mobile. Il est également possible de contacter une personne externe à votre entreprise si elle a fédéré son Office 365 avec votre société ou si elle est invitée par un membre de votre équipe.
Mais, si votre entreprise souhaite des fonctionnalités avancées d’appels intégrées à Teams, l’option Teams Phone s’impose.
Business Voice est un système téléphonique basé sur le Cloud qui garantit toutes les fonctionnalités classiques de téléphonie. Vos collaborateurs peuvent appeler de n’importe où dans vos locaux ou en télétravail, depuis leurs ordinateur ou leur téléphone mobile ou fixe.
Concernant les fonctionnalités avancées, vos équipes bénéficient d’un standard de type SVI (standard vocal interactif) et peuvent par exemple :
- Mettre en attente et récupérer des appels
- Router les appels
- Créer des files d’attente avec un message d’accueil, etc.
